يتكون الهيكل التنظيمي لإدارة البعثات من عدة وحدات ومنها وحدة الابتعاث، وحدة الشؤون الإدارية، وحدة الضمانات المالية، وحدة القرارات، وحدة الإحصاء وقواعد البيانات ووحدة المتابعة بشطر الطالبات ؛ بالإضافة إلى أمانة اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب وأمانة اللجنة الدائمة للمعيدين والمحاضرين.
وحدة الإبتعاث:
هي مسؤولة عن دراسة معاملات المرشحين للابتعاث والمبتعثين منذ مرحلة ما قبل ابتعاث وحتى إنهائه البعثة. تتكون هذه
الوحدة من ثلاثة أقسام؛ كل قسم فها مسؤول عن معاملات مرحلة معينة: تعمل هذه الأقسام بالتوازي وهي على النحو التالي:
1.قسم معاملات ما قبل الإبتعاث:
- دراسة معاملات المرشحين للابتعاث والتأكد من جاهزيتها للعرض على اللجنة.
- إعداد الضمانات المالية للمبتعثين.
- فتح ملف مرشح للابتعاث.
2.قسم معاملات المبتعثين أثناء الدراسة في مقر الابتعاث:
- دراسة طلبات المبتعثين والتأكد من جاهزيتها للعرض على اللجنة:
- تمديد البعثة.
- ترقية البعثة.
- تغيير الجامعة أو التتخصص.
- البدلات.
- القيام برحلة علمية.
3.قسم معاملات إنهاء الابتعاث:
- دراسة طلبات المتخرجين والمتخرجات والذين لم يحصلوا على المؤهل الذي تم ابتعائهم للحصول عليه.
- إصدرر قرارات نهاية البعثة وطلبات تسوية المستحقات.
4.وحدة القرارات:
تقوم هذه الوحدة بإصدار القرارات التنفيذية لمحاضر كلا من اللجنة الدائمة للابتعاث واللجنة الدائمة للمعيدين والمحاضرين.
5.وحدة الإحصاء والتقارير وقواعد البيانات:
تتم هذه الوحدة بإنشاء وتطوير قاعدة بيانات مختصة بمبتعثي الجامعة و توثيق وأرشفة جميع ملفاتهم الكترونيا . كما تقوم بإصدار التقارير الإحصائية للوضع الراهن لمبتعثي الجامعة.
6.وحدة الضمانات المالية:
تقوم بإصدار الضمانات المالية للجامعات الخارجية والداخلية وإصدار خطابات صرف المستحقات المالية لمبتعثي الابتعاث
الداخلي.
7.أمانة اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب:
تختص هذه الوحدة بتنسيق وتنظيم كل ما يتعلق بأعمال اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب بداية من إعداد وتجبيز المواضيع
الخاصة بالمرشحين للابتعاث والمبتعثين والتي سيتم عرضها على اللجنة وحتى إصدار القرارات التنفيذية.
- إعداد مذكرات العرض على اللجنة ومذكرات مجلس الجامعة ومذكرات توصيات مكتب الرئيس.
- تجهيز جدول أعمال اللجنة
- إعداد محضر اللجنة.
- إعداد خطابات أمانة المجلس.
8.أمانة اللجنة الدائمة للمعيدين والمحاضرين:
تختص هذه الوحدة بتنسيق وتنظيم كل ما يتعلق بأعمال اللجنة الدائمة للمعيدين والمحاضرين بداية من إعداد وتجبيز
المواضيع الخاصة بالمرشحين من المعيدين والمحاضرين والتي سيتم عرضها على اللجنة وحتى إصدار القرارات التنفيذية.
- إعداد مذكرات العرض على اللجنة ومذكرات مجلس الجامعة ومذكرات توصيات مكتب الرئيس.
- إعداد محضر اللجنة.
- إعداد خطابات أمانة المجلس.
9.وحدة المتابعة بشطر الطالبات:
تعمل هذه الوحدة جنبا إلى جنب مع وحدات إدارة الابتعاث الأخرى و تعد حلقة الاتصال بين منسوبات الجامعة والإدارة
الرئيسية للبعثات.
- متابعة معاملات المبتعثات داخلياً وخارجياً.
- استقبال طلياهن والرد على الاستفسارات حول آلية الابتعاث.
- عقد لقاءات تعريفية للمرشحات للابتعاث.